Архівний відділ Згурівської райдержадміністрації здійснював свою роботу згідно Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Основних правил роботи державних установ», «Положення про архівний відділ», у відповідності з вказівками, наказами, розпорядженнями Держкомархіву, Державного архіву Київської області, а також органів місцевого самоврядування.

1. Основні організаційні заходи.

1.2.Підготовлено проект розпорядження голови Згурівської райдержадміністрації  « Про ціни на роботи ( послуги) ,що виконуються архівним відділом Згурівської райдержадміністрації  на договірних засадах»

1.3.Подані 2 доповідні записки на ім*я голови районної державної адміністрації та голови районної ради про сприяння в створенні трудового архіву.  

Підготовлено для розгляду на сесії районної ради пакет документів щодо створення Трудового архіву ( статут, структура, кошторис).

На сесії районної ради розглядалися слідуючі питання :

- Про виконання Програми розвитку архівної справи в Згурівському районі на 2007-2010 роки,

- Про створення Комунального підприємства «Трудовий архів» Згурівської районної ради Київської області

Трудовий архів створено згідно рішення сесії районної ради від 24 лютого 2011 року № 32-04-УІ

1.5.Розроблено та затверджено розпорядженням голови  райдержадміністрації від 05.05.2011№ 207 Ціни на роботи ( послуги),що виконуються архівним відділом. Ціни зареєстровані у Згурівському районному управлінні юстиції 12.05.2011№2/100.

Протягом 2011 року архівним відділом виконано 17  тематичних запитів на платній основі на суму  649 грн. 79 коп. До переліку тематичних запитів , які виконувалися на платній основі входять -  виділення або підтвердження наявності землі у приватних або юридичних осіб , підтвердження прав власності на нерухоме майно.

1.6.    За 2011 рік архівним відділом здійснено :

- комплексна перевірка;

- тематична перевірка;

- контрольні перевірки .   

1.7. Проведено 2 семінари : з керівниками структурних підрозділів Управління Державного казначейства у Згурівському районі ,тема занять: « Відбір та опрацювання документів працівниками установи та передача їх на державне зберігання до архівного відділу» та з головами та секретарями сільських та селищної рад з питань організації передачі документів в архів.

Проведено індивідуальні бесіди із керівниками відділів, управлінь райдержадміністрації щодо складання  номенклатури справ на 2011 рік.

2. Забезпечення збережності та державний облік документів Національного архівного фонду:

2.1. Постійно контролюється температурний режим. 1 раз на місяць проводяться санітарні дні, 1 раз на тиждень проводиться знепилення фондів, щоденно проводиться провітрювання. З метою покращення умов зберігання документів придбано 20 коробок, закартоновано 357 справ постійного зберігання та 46 справ по особовому складу  прийняті на зберігання в цьому році .

Перевірено наявність 1956 од.зб. при плані 1939од. зб. 6 фондів.

Причина розходження - у опис та підрахунковий запис опису не були внесені справи, які знаходилися під літерними номерами , але внесені в загальну кількість справ , які знаходяться в архіві. Під час перевіряння не було виявлено 3 од.зб. фондів № 33 – Середівська сільська рада , № 34 – Старооржицька сільська рада, №36 – Черевківська сільська рада .Дані справи внесені в картотеку справ, які знаходяться в розшуку.

2.2. У звітний період прийнято на державне зберігання 357справ постійного зберігання , з них 28 справ - недіючі описи 26 установ,організацій,комісій та 46 справ з особового складу  22 комісій (виборча документація).

Створено 3 нові фонди № 120- Войківський цегельний завод ,№121- КСП «Софіївка»,№122-ТОВ «Софіївка»

 3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів національного архівного фонду                                                                                                                                             

3.1. Зроблено перероблення описів управлінської документації Новоолександрівської сільської ради на 236 справ  постійного зберігання за 1970-1997 роки  та  фонду № 117- « Документи з виборів депутатів місцевих рад, сільських,селищного голів у Згурівському районі» на 190 справ за 2010 рік .Всього перероблено описи 2 фондів на 426 справ.Справи перешифровані.

Проведено роботу по каталогізації документів. Опрацьовано 41одиниця зберігання управлінської документації Згурівської районної ради та Згурівської селищної ради і оформлено 1200 карток. Основна тематика – будівництво, державна реєстрація підприємств, фізичних осіб, земельні питання і т.д.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів НАФ в архівних підрозділах, підприємствах, установах, організаціях, фізичних осіб, статутів, земельні питання і т.д.

4.1.За звітний період погоджено номенклатури справ на  2011роки 8 установ  та організацій , 3 положення про архів та 3 положення про ЕК 3 установ та підприємств.

4.2. Здійснено 1 комплексну, 2 контрольні та 1 тематичну перевірки.

4.3. Проведено 2 семінари : з керівниками структурних підрозділів Управління Державного казначейства у Згурівському районі ,тема занять: « Відбір та опрацювання документів працівниками установи та передача їх на державне зберігання до архівного відділу» та з головами та секретарями сільських та селищної рад з питань організації передачі документів в архів.

Проведено індивідуальні бесіди із керівниками відділів, управлінь райдержадміністрації щодо складання  номенклатури справ на 2011 рік.

5.Використання інформації документів НАФ

5.1.  Підготовлено 1 виступ на сторінках районної газети «Панорама»

5.2  Архівним відділом організовано 2 виставки: до Дня району  - «З історії Згурівщини» на основі архівних документів, де представлені фотодокументи з 1847 року 1986 рік та виставку до 25 роковин Чорнобильської трагедії-«Чорнобиль-біль наш довічний»

Продовжено  збір документів із історії Згурівщини (кінець ХІХ ст. – початок ХХ ст.).

5.3. Найцікавішою тематикою досліджень, які проводились користувачами у читальному залі були дослідження з історії розвитку системи освіти в районі , повоєнний розвиток сіл району.

5.4.Протягом 2010 року архівним відділом видано 114справ 23 відвідувачам ,  виконано 286 запитів громадян, з них тематичних - 60

5.8. Видано довідок щодо підтвердження трудового стажу та помісячно заробітну плату  для призначення пенсій  --226

5.13. На платній основі виконано 17 запитів тематичного характеру а саме , виділення земельних ділянок.

5.14. Підтвердження трудового стажу , виборка помісячно заробітної плати,підтвердження участі громадян в ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, земельні питання.

Начальник архівного відділу                                                                            райдержадміністрації                                                           В.В.Сушак