Архівний відділ, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2012 рік, досягнув певних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

 1. Основні організаційні заходи архівних установ

         Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 25.10.2001 року № 1616 «Про затвердження Типового положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації» та постанови Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1055 «Про внесення змін до типових положень про місцеві державні установи» розпорядженням  голови райдержадміністрації від 17.04.2012 №191 внесено зміни до Положення про архівний відділ Згурівської державної адміністрації.

       В 2012 році начальник архівного відділу взяла участь у колегіях Державного архіву Київської області , колегіях райдержадміністрації , виїзних засіданнях ЕПК Державного архіву Київської області в містах Бориспіль, Переяслав-Хмельницький  та  семінарі з головами  та секретарями сільських та селищної рад. Підготовлено виступ  на тему : «Про погодження номенклатур справ , науково-технічне опрацювання і передавання документів сільськими та селищною радами в архівний відділ райдержадміністрації в 2013 році»

        В архівному відділі є платні послуги. На кошти , вилучені від надання платних послуг  в 2012 році ,  придбано жалюзі на вікна  в архівосховище та робочу кімнату, книжну шафу,   закуплено канцтовари.  

        В 2012 році архівний відділ підключено до мережі Інтернет. З вересня 2012 року розпочав роботу веб-сайт архівного відділу Згурівської райдержадміністрації на сайті «Електронна мережа Київщини», для якого було підготовлено інформації: історія архіву, контакти, зворотній зв’язок , регуляторні акти , діяльність, послуги, список фондів, штати .

 2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та державний облік документів НАФ   

        У центрі уваги архівного відділу залишалися питання забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення належних умов їх зберігання.

        На виконання наказу директора Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі  Згурівської районної державної адміністрації на 2013 рік .

         В архівному відділі станом на 01.01.2013 зберігається  14328 од. зб. постійного зберігання  ,90 од. зб. з особового складу та 50 од.зб.особового походження  94  архівних фондів.

         Загальна площа архівосховища складає 76 кв. м., протяжність стелажного обладнання – 188,82 м, ступінь заповнення стелажного обладнання – 90 %.

           В архівному відділі в 2012 році проведено такі заходи щодо поліпшення умов зберігання документів :

• зроблено ремонт 200 аркушів (підклеєно надірвані, та розірвані аркуші),                                                                                                                                                                              
• оправлено та підшито 50 од.зб., які  були виявлені під час виконання запитів громадян, установ та  проведення перевіряння наявності та стану справ,
• закартоновано  674  од.зб. управлінської документації та 45 документів особового походження  прийняті на зберігання в цьому році,
• здійснено перевіряння наявності та фізичного стану 805 справ 7фондів,
• перевірено наявність та збереженість  43 справ ЗАТ «Новоолександрівський» , які знаходяться в товаристві.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ   

         В архівному відділі в 2012 році продовжувалась робота щодо перероблення та удосконалення описів. Перероблено опис Усівської сільської ради  на 382 од. зб. за 1943-2002 роки.

       Опрацьовано 40 одиниць зберігання управлінської документації  Згурівської селищної ради і складено 800 каталожних  карток. Основна тематика-будівництво, державна реєстрація підприємств, фізичних осіб, земельні питання і т.д.

 4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

         Протягом 2012 року архівним відділом здійснювалися заходи щодо поповнення Національного архівного фонду документами НАФ.

         У звітному періоді  прийнято на державне зберігання 674 справи постійного зберігання 7 установ,організацій ,підприємств та документи особового походження члена Спілки письменників України Барана Валерія - 45 документів.

       В  2012 році прийнято 1 фонд.

       На ЕПК Державного архіву Київської області схвалено описи на управлінську документацію на 721 справу

        Погоджено на засіданні ЕК описи  з особового складу на 702 справи .

        Погоджено 8 номенклатур справ , положень про експертну комісію – 3, положень про архівні підрозділи – 3.

         Проведено 2 комплексні ,1 тематична , 1 контрольна перевірки стану діловодства та архівної справи в установах та організаціях району.

      Проведено 8 занять з працівниками управлінь, відділів району - тема занять:       « Науково-технічне  опрацювання документів власними силами  працівниками установ , організацій  та передача їх на державне зберігання до архіву»

 5. Використання  інформації документів Національного архівного фонду

      Протягом року було виконано 138 запитів. З них тематичних – 103, у тому числі з позитивними результатом –103 ; соціально-правового характеру –35 ,  у тому числі з позитивним результатом –33 .

      Розглянуто на особистому прийомі 130 звернень  громадян.

      Архівним відділом організовано 1 виставку до Дня району - « З історії Згурівщини» на основі архівних документів, де представлені фотодокументи з     1847 року по 1986 рік .    

      У 2012 році архівний відділ відвідало 5 користувачів, видано для користування 49 справ.

      В списку справ архівного відділу  Згурівської  райдержадміністрації, що знаходяться в розшуку, які складалися станом на 01.01.2013, значиться  60 справ   14 фондів .                                      

   6.Трудовий архів.

     На території Згурівського району функціонує Комунальне підприємство «  Трудовий архів» Згурівської районної ради Київської області, який створений при районній раді згідно рішення сесії шостого скликання від 24 лютого 2011 року № 48-06- 6  і має статус юридичної особи. 

     В Трудовому архіві працює 1,5  штатних працівника .

     Станом на 01.01.2013 року в Трудовому архіві зберігається 9174 од.зб. по особовому

складу 29 фондів.

     Протягом 2012 року виконано 239 запитів соціально-правового характеру.

Начальник архівного відділу

райдержадміністрації                                                                          В.В. Сушак