Архівний  сектор Згурівської райдержадміністрації здійснював свою роботу згідно Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Основних правил роботи державних установ», «Положення про архівний сектор», у відповідності з вказівками, наказами, розпорядженнями Державної архівної служби України , Державного архіву Київської області, а також органів місцевого самоврядування.

           1.Основні організаційні питання.

          Згідно розпорядження голови Згурівської районної державної адміністрації від 26 грудня 2012 року № 579 « Про упорядкування структури Згурівської районної державної адміністрації» архівний відділ райдержадміністрації реорганізовано в архівний сектор Згурівської райдержадміністрації .Згідно штатного розкладу в архіві значиться 2 штатні одиниці-завідувач архівного сектору та прибиральник .. Архівний сектор є юридичною особою, має свою гербову печатку.

16 травня 2013 року Державним архівом Київської області  проведена комплексна перевірка роботи архівного сектору .

30 травня 2013 року завідувач архівного сектору приймала участь у колегії Державного архіву Київської області по результатах комплексного перевіряння сектору.

       Протягом 2013 року архівним сектором здійснено :

3 комплексні перевірки стану діловодства та архівної справи;

         2  контрольні перевірки.

        Проведено семінар з сільськими та селищним головами на тему :  «Розроблення та впровадження в роботу номенклатури справ на 2013 рік» згідно нового «Переліку типових документів,що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ,підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» затвердженого наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 №578/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за №571/20884.

        Взято участь у проведенні 6 семінарів з працівниками 6 установ та організацій району щодо науково-технічного опрацювання документів власними силами та передачі їх на державне зберігання до архіву.

Проведено індивідуальні бесіди із керівниками відділів, управлінь райдержадміністрації щодо складання  номенклатури справ на 2013 рік.

Взято участь у семінарі «Формування,ведення та використання страхового фонду документації» 30 квітня 2013 року у закладі після дипломної освіти «Центр підготовки та підвищення кваліфікації »Київської обласної державної адміністрації.

          2.Забезпечення збережності та державний облік документів      Національного архівного фонду.

Постійно контролюється температурний режим. 1 раз на місяць проводяться санітарні дні, 1 раз на тиждень проводиться знепилення фондів, щоденно проводиться провітрювання. З метою покращення умов зберігання документів  закартоновано 735 справ постійного зберігання  які прийняті на зберігання в цьому році .

Перевірено наявність 1937 од.зб. при плані 1927 од.зб. 11 фондів.

Причина розходження – допущено помилки у підрахунку. Під час перевіряння не було виявлено 27 од.зб. фондів : №46- Згурівський цукровий завод-4 од.зб. , № 47 – ВАТ «Згурівський бурякорадгосп» – 1од.зб.,     № 48 Колгосп ім.Ленінського комсомолу ,КСП «Аркадіївське» с. Аркадіївка – 4 од.зб., № 49 –Колгосп ім.Леніна, КСП «Нива» -смт Згурівка-7од.зб. ,          №51 –КСП «Красненське» с.Красне -2од.зб., Колгосп «Перемога».ПОСП «Перемога» с.Турівка -2 од.зб., Колгосп ім.Калініна,КСП «Світанок» с.Лизогубова Слобода» -1 од.зб.,  № 56- Колгосп «Росія» , КСП «Росія»-6 од.зб. Дані справи внесені в картотеку справ, які знаходяться в розшуку.

У звітному періоді прийнято на державне зберігання 669 справ постійного зберігання (управлінської документації,   та документи особового походження члена спілки письменників України Барана В.Г.21 справа,590 документів.   Створено 2 фонди : № 124 – на  документи особового походження  та  № 125 – на управлінську документацію.

3.Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів національного архівного фонду.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Зроблено перероблення описів управлінської документації Колгоспу ім.Леніна, КААП «Нива» на 341 справу   за 1943-2005 роки та В.Г.Барана на 66 справ /700/ документів .Справи перешифровані та зашифровані.

          Проведено роботу по каталогізації документів. Опрацьовано 16 одиниць зберігання управлінської документації Згурівської селищної ради і оформлено 500 карток. Основна тематика – будівництво, державна реєстрація підприємств, фізичних осіб, земельні питання і т.д.

        4.Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів НАФ в архівних підрозділах, підприємствах, установах, організаціях, фізичних осіб, статутів, земельні питання і т.д.

За звітний період погоджено номенклатури справ на  2013 рік 38 установ  та організацій , 38 положення про архів та 38 положення про ЕК установ та підприємств та 25 інструкцій по діловодству.

        Проведено семінар з сільськими та селищним головами на тему : « Розроблення та впровадження в роботу номенклатури справ на 2013 рік» згіно нового Переліку.

        Взято участь у проведенні 6 семінарів з працівниками 6 установ та організацій району щодо науково-технічного опрацювання документів власними силами та передача їх на державне зберігання до архіву.

       Проведено індивідуальні бесіди із керівниками відділів, управлінь райдержадміністрації щодо складання  номенклатури справ на 2013 рік.

       5.  Використання інформації документів НАФ.

Підготовлено оголошення в районну газету «Панорама» «Про виявлення приватних зібрань».

Архівним сектором підготовлено 1 виставку: до Дня працівників сільського господарства - «З історії Згурівщини» на основі архівних документів, де представлені фотодокументи з 1847 року по 1986 рік.

Продовжено  збір документів із історії Згурівщини (кінець ХІХ ст. – початок ХХ ст.).

Найцікавішою тематикою досліджень, які проводились користувачами у читальному залі були дослідження з історії розвитку сіл району.

Протягом 2013 року архівним сектором видано 105 справ 16 відвідувачам ,  виконано 116 запитів громадян, з них тематичних – 81.

Тематика довідок : підтвердження трудового стажу  для призначення пільгових  пенсій  , про обрання депутатами районних рад, про реорганізацію колгоспів,радгоспів, земельні питання, надання житла, про вручення чорнобильських посвідчень .

        На платній основі виконано 29 запитів тематичного характеру .Тема – земля , житло. На спец рахунок надійшло 1415,5 грн.

Завідувач архівного сектору                              В.В.Сушак